Автоматизация транспортной логистики: как устроена и с чего начать

Низкая скорость обработки заказов, ошибки вследствие «человеческого фактора», непрозрачность расчетов для клиента, хаос в планировании маршрутов. Это лишь некоторые причины, по которым компании с «ручными» процессами теряют время и деньги. Да и клиентов тоже. Автоматизация транспортной логистики позволяет кардинально изменить ситуацию.

Что такое автоматизация транспортной логистики

Документооборот, планирование маршрутов, поиск грузов и перевозчиков, мониторинг транспорта и многое другое можно автоматизировать. Внедряя программное обеспечение, достаточно один раз обучить сотрудников и больше не тратить время на обработку процессов вручную. Но сначала разберёмся с терминами.

Автоматизация транспортной логистики — это фактически замена ручных, часто повторяющихся операций цифровыми системами и инструментами. Она может быть частичной или комплексной. Первая предполагает автоматизацию отдельных процессов, например, наиболее трудоёмких. Вторая — комплексную цифровизацию логистики.

На практике автоматизировать можно практически все ключевые процессы. В результате освобождаются трудовые ресурсы: сотрудники компании больше не тратят время на обработку процессов вручную. Также повышается скорость выполнения и снижается вероятность возникновения ошибок. Это экономит деньги компании и минимизирует риски репутационных потерь из-за невыполнения обязательств перед клиентами и партнерами.

Зачем автоматизировать грузоперевозки: проблемы ручного управления

Автоматизация процесса транспортной логистики позволяет решить десятки актуальных для профильных компаний задач. Вот ТОП 5 наиболее распространённых проблем для транспортных компаний:

1. Ошибки из-за ручного ввода данных. Из-за этого постоянно растет объем потерянных заявок, вводятся неверные адреса и контактные данные. Возникает проблема пересортицы.
2. Долгое согласование условий, трата времени на звонки и переписку. Проблема обычно возникает из-за одновременного использования нескольких каналов связи и необходимости искать для каждого клиента нужную информацию по заказу. На деле же всю коммуникацию легко перенести на один сервис, наподобие Roolz, где есть встроенный мессенджер и хранятся все документы и данные по каждой заявке. Коммуникация на платформе при этом удобна как транспортным компаниям, так и их клиентам.
3. Непрозрачность процессов по грузам, транспорту и финансам. Причем опять же как у компании, так и у клиентов. Приходится постоянно уточнять и актуализировать данные — они не обновляются в режиме реального времени. Отсутствует единая картина по всем ключевым процессам.
4. Сложности с масштабированием. Ведь объем ручных процессов растет вместе с компанией. Приходится постоянно нанимать новых сотрудников, обучать их и контролировать. Компания тратит на это всё больше ресурсов.
5. Высокие транзакционные издержки при работе с посредниками. Их причиной часто становятся ручной документооборот, сбор тарифов и условий «на коленке», невозможность быстрой сверки данных и кассовые разрывы. Также возникают проблемы с проверкой контрагентов, поиском лучших предложений по цене, объему и качеству услуг. Платформы вроде Roolz, помогают автоматизировать этот процесс с помощью торгов.

Комплексная автоматизация логистики грузоперевозок позволяет решить эти и другие проблемы, которые неизбежно возникают при постоянно растущем объеме выполняемых вручную процессов.

Какие процессы можно автоматизировать в транспортной логистике

Автоматизировать можно практически все логистические процессы. Однако сделать это сразу очень сложно и трудозатратно. Поэтому автоматизация логистики грузоперевозок, как правило, происходит поэтапно. Планомерно внедряется релевантное ПО и подключаются соответствующие сервисы.

Планирование маршрутов

Алгоритмы учитывают автопарк, объем и тип грузов, интегрируются с сервисами геоданных. Исходя из этого оптимизируется планирование маршрутов с учетом расположения пунктов загрузки и выгрузки. Они помогают найти не кратчайший, а занимающий наименьшее время путь. Учитываются ограничения по весу и высоте грузов, временных окон клиентов и множество других неочевидных факторов.

Автоматизация грузоперевозок в части планирования маршрутов позволяет сократить пробег на 10-25%. В результате компания может более эффективно использовать автопарк и минимизировать холостой пробег, а также простой транспорта.

Управление заявками и документооборот

Внедрение автоматических алгоритмов позволяет сэкономить время, высвободить трудовые ресурсы и исключить ошибки. Последние могут иметь, в том числе, серьезные юридические последствия и часто несут репутационные риски для компании. Особенно в сфере логистики.

В процессе автоматизации упрощается обработка входящих заявок, генерация ТТН и CMR. Система автоматически назначает транспорт и водителей, рассылает документы контрагентам, интегрируется с софтом для учета и мониторинга.

Программное обеспечение и сервисы также помогают завершить переход на электронный документооборот (ЭДО) и настроить его работу в соответствии с особенностями конкретного бизнеса. В результате вы сможете формировать документы, отправлять их на согласование и подписывать в дистанционном формате. Без риска утраты юридической значимости договорами, накладными, актами, счетами и так далее.

Мониторинг транспорта в реальном времени

Системы мониторинга активно внедряются для различных целей. В частности в России обязательно использование тахографа, который контролирует режим труда и отдыха водителя. Телематика предоставляет удалённые данные по местоположению, скорости и расходу топлива. В результате повышается эффективность работы персонала, минимизируются издержки.

Данные о местоположении груза и статусах доставки при этом может получать не только компания-перевозчик, но и ее клиент: некоторые системы позволяют настроить автоматические уведомления. В результате повышается прозрачность грузоперевозок, а в перспективе это обеспечивает новые заказы. Долгосрочные партнёрства положительно сказываются не только на доходах, но также снижают репутационные риски.

Поиск грузов или перевозчиков

Оптимизировать процесс поиска грузов и перевозчиков помогает платформа Roolz — цифровая биржа грузоперевозок с широким функционалом. Она автоматизирует не только сам процесс поиска, но и согласование, проведение торгов и аукционов, обмен документами, мониторинг и коммуникацию с контрагентами. Внедрение автоматических алгоритмов и сервисов позволяет свести к минимуму поиск через звонки и агентов. В результате компания быстрее находит лучшие предложения.

При автоматизации грузоперевозок перевозчики и грузовладельцы публикуют маршруты и заявки. Система сама находит подходящие по габаритам, типу, стоимости и маршруту грузы из числа актуальных. Для отправителей она подбирает подходящих перевозчиков, сортируя их по цене, типу транспорта, формату сотрудничества и другим заданным критериям.

При этом продолжить взаимодействие с контрагентом в рамках постоянного партнерства также можно при помощи системы. Например, платформа Roolz располагает функционалом приватной биржи, в рамках которой можно значительно упростить и систематизировать работу с доверенными перевозчиками и заказчиками. Это позволяет усилить контроль, автоматизировать ключевые процессы, исключить ошибки и повысить эффективность работы персонала.

Взаиморасчеты и финансовая отчетность

Автоматизация помогает выставлять счета по факту выполнения рейса и отслеживать статус их оплаты. Выводит данные по дебиторской задолженности и оптимизирует обмен финансовыми документами. Все они хранятся в цифровом виде и имеют полную юридическую силу.

Программное обеспечение и сервисы часто интегрируются с бухгалтерскими системами вроде 1C и помогают оптимизировать учет. В результате исключаются ошибки, которые в теории могли бы привести к претензиям со стороны ФНС и надзорных органов. Снижается нагрузка на бухгалтеров, повышается эффективность их работы, открывается перспектива для оптимизации штата и снижения расходов на найм новых сотрудников.

Инструменты автоматизации транспортной логистики

Глобально их можно разделить на системы управления (TMS), платформы поиска грузов и транспорта, сервисы мониторинга и аналитики. Бизнес может использовать их по отдельности или в комплексе. Последний вариант выглядит предпочтительным, так как помогает автоматизировать наибольшее число процессов.

TMS (Transport Management System)

Система управления транспортом — это основа автоматизации логистических процессов. Она актуальна для компаний с парком от 20-30 автомобилей, но особенно значима для бизнеса с большим автопарком и масштабной клиентской базой.

Среди возможностей TMS:

• Планирование рейсов и составление маршрутов с учетом основных факторов: от типа груза до временных окон клиентов.
• Управление водителями и транспортом.
• Мониторинг с автоматической генерацией отчетности.

Системы управления транспортом можно интегрировать с ERP/WMS, оптимизировать под индивидуальные особенности бизнеса. Среди наиболее используемых российских TMS-систем можно отметить «1С:TMS Логистику», Axelot TMS, Delitec TMS.

Биржи и цифровые платформы грузоперевозок

Онлайн-биржи — это облачные инструменты для автоматизации процессов транспортной логистики. Они значительно упрощают процесс поиска грузов и перевозчиков, ускоряют первичное согласование условий. Среди основных возможностей: фильтрация заявок, подбор грузов и транспорта, выстраивание эффективной коммуникации внутри платформы.

Отдельного внимания заслуживают цифровые инструменты, которые упрощают работу грузовладельцев. В частности, речь идет о приватной площадке Roolz, где все процессы сосредоточены в едином контуре. Платформа позволяет сформировать закрытый пул проверенных партнеров и выстраивать с ними системную работу: объединять контрагентов в группы, распределять роли внутри команды и управлять взаимодействием без выхода во внешнюю среду. Возможность проведения торгов внутри системы дает гибкость в выборе подрядчиков и обеспечивает прозрачность условий.

Преимущества приватной биржи:

• Работа с проверенными партнерами: формирование закрытого пула для снижения рисков;
• Управление взаимодействием в одном контуре: группы, роли и вся коммуникация происходит внутри системы;
• Гибкий выбор подрядчиков и автоматизация торгов: проведение торгов внутри платформы с использованием форматов «Торг», «Аукцион» и «Фикс» (в том числе для контрактного фрахта);
• Прозрачность процессов: вся история сделок, ставок и коммуникаций фиксируется и доступна в системе;
• Непрерывность работы: при смене менеджера сохраняется вся история взаимодействия, что позволяет быстро включиться в процессы без потери данных и контекста;
• Безопасность сделок: работа ведется исключительно с проверенными партнерами грузовладельца, что минимизирует риски.

При этом важно, что платформа грузоперевозок Roolz может использоваться перевозчиками и грузовладельцами без сложного внедрения TMS, CRM. А если такие системы управления логистикой уже внедрены, то в них легко интегрировать функционал биржи по API.

GPS-мониторинг и телематика

Это большой класс инструментов, предназначенных для контроля над транспортом. С его помощью удобно отслеживать местоположение всех транспортных средств в реальном времени, анализировать эффективность маршрутов, контролировать расход топлива. Сотрудник может настроить режим отправки автоматических уведомлений обо всех или некоторых событиях. В результате заметно повышается эффективность контроля, появляется возможность быстрее реагировать на форс-мажорные ситуации и вносить коррективы в маршруты.

Среди популярных решений в области GPS-мониторинга и телематики для российского рынка можно отметить «1С: Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS», ATI.SU, «ГЛОНАСС-Софт».

EDI и электронный документооборот

Комплекс инструментов, позволяющий оптимизировать обмен структурированными данными между всеми участниками цепочки поставок. Софт автоматически формирует накладные, счета, акты. Рассылает их контрагентам, контролирует процесс доставки электронных документов. Вступающие требования по электронному документообороту в грузоперевозках сделают обязательным использование ЭДО всеми участниками процесса.

Главные преимущества ЭДО — повышение скорости и качества документооборота. Автоматическая генерация документов минимизирует риск возникновения ошибок из-за человеческого фактора. Контрагенты получают данные своевременно, в результате чего исключаются задержки на всех этапах работы. При этом документы сохраняют юридическую силу и соответствуют положениям Федерального закона № 63-ФЗ.

Среди наиболее востребованных ЭДО-операторов на российском рынке стоит выделить СберКорус, СКБ Контур, Тензор (Saby) и другие компании.

BI и аналитика данных

Оптимизация сбора данных и аналитики актуальна для всех компаний. Однако наибольшее внимание автоматизации процессов уделяет крупный бизнес с большим объемом накопленных для изучения сведений.

Системы бизнес-аналитики в логистике обычно представляют собой:

• Дашборды по ключевым показателям — OTD, стоимость рейса, загрузка парка и другие.
• Инструменты предиктивной аналитики.
• Алгоритмы автоматического формирования отчетности с возможностью построения графиков, диаграмм

С помощью инструментов аналитики проще выявить текущие недостатки бизнес-моделей, повысить эффективность работы персонала и уменьшить издержки. Компании дополнительно могут использовать результаты исследований для поиска вариантов масштабирования бизнеса, оптимизации взаимодействия с контрагентами, сокращения расходов на топливо, построения эффективных систем мотивации персонала.

Преимущества автоматизации для транспортных компаний

Внедрение релевантного софта и использование онлайн-платформ с актуальным для бизнеса функционалом помогает снизить расходы. Помимо увеличения дохода это позволяет минимизировать репутационные риски, оптимизировать документооборот и упростить взаимодействие с контрагентами.

Среди главных измеримых выгод и преимуществ автоматизации логистических процессов:

• Сокращение операционных затрат. Это происходит за счет высвобождения трудовых ресурсов и сведения к минимуму ошибок из-за человеческого фактора. Оптимизированное управление заявками исключает их потерю или задержки с ответами. Автоматическое заполнение данных и формирование отчетности минимизирует риск возникновения ошибок, которые могут приводить к серьезным финансовым потерям.
• Рост скорости обработки заявок экономит время сотрудников, которые тратят несколько минут вместо многих часов. Клиентам больше не приходится долго ждать ответа менеджера. Повышается лояльность и вероятность повторного обращения.
• Прозрачность и контроль: руководитель видит состояние всего парка и всех рейсов в режиме одного окна. Подчиненные знают об этом, соответственно их мотивация повышается. Упрощается поиск «слабых» сторон бизнеса, становится проще находить решения для его развития.
• Масштабируемость без пропорционального роста штата. Компании не нужно нанимать персонал для обработки растущего объема данных. С этим справляются автоматические системы. Причем зачастую более эффективно, ведь их внедрение исключает ошибки из-за человеческого фактора.
• Улучшение клиентского опыта. Автоматические статусы и точные сроки доставки делают сотрудничество более комфортным. В результате улучшается репутация компании. Ей чаще предлагают постоянное партнерство, ее чаще рекомендуют, в результате чего растет узнаваемость бренда.

Параллельно наблюдается снижение зависимости от «незаменимых» сотрудников. Поскольку все процессы фиксируются в системе, не создаётся ситуаций, при которой нужной информацией владеет только один человек. Современные системы автоматизации также обладают простыми, интуитивно понятными пользовательскими интерфейсом. В них можно быстро разобраться и не приходится тратить большие ресурсы на обучение новых сотрудников.

Как внедрить автоматизацию: пошаговый план

Автоматизация транспортной логистики проводится с учетом особенностей бизнеса. На неё влияют особенности структуры автопарка, планы по масштабированию и другие факторов. Выбранное программное обеспечение и сервисы должны соответствовать актуальному состоянию компании.

Выделяют шесть основных этапов автоматизации:

1. Аудит текущих процессов. На этом этапе важно зафиксировать, как всё работает сейчас. Нужно выявить ручные процессы, которые в дальнейшем должна будет полностью или частично выполнять программа. Также необходимо найти проблемные места, под которые может потребоваться разработка индивидуального софта или адаптация готового решения.
2. Расстановка приоритетов. В первую очередь автоматизируют самые затратные по времени процессы. Они несут существенные репутационные риски. Вторыми идут «узкие горлышки», т.е. те этапы, из-за которых компания теряет деньги. После этого автоматизируется остальное.
3. Выбор инструментов под конкретные задачи. Не всегда «самый дорогой и популярный TMS» — наилучшее решение. Нужно то, что поможет решить конкретную проблему в компании. Сложные программные решения часто предполагают трудоёмкое и дорогое внедрение, а также длительное обучение сотрудников. В некоторых случаях целесообразно отдать предпочтение софту и сервису, которые сочетают актуальный функционал с удобным пользовательским интерфейсом.
4. Пилотный запуск. Эксперты рекомендуют тестировать софт на небольшом объеме данных перед полным переходом. Это поможет своевременно выявить и устранить ошибки, провести необходимые доработки. От корректности настройки системы зависит качество её работы, удобство сотрудников и партнеров.
5. Обучение команды. В зависимости от функционала и сложности интерфейсов может потребовать разного количества времени на обучение сотрудников. К тому же обучать наибольшее число сотрудников позволит избежать появление «незаменимых» специалистов, уход которых может стать болезненным ударом для компании.
6. Замер результатов. Важным этапом внедрения является сравнение результатов до и после. Так можно независимо оценить эффективность и скорректировать подход. А при необходимости адаптировать или доработать софт.

Важно понимать, что даже самые гибкие решения не могут быть на 100% адаптированы под конкретный бизнес. Поэтому эксперты рекомендуют отдавать предпочтение настраиваемым сервисам и программному обеспечению. Чем больше изменений можно внести в его функционал, тем лучше. Это позволит «подогнать» алгоритмы под особенности ваших бизнес-процессов.

Частые ошибки при автоматизации логистики

Самая распространенная причина ошибок при автоматизации процессов в логистических компаниях — невнимательность к особенностям конкретного бизнеса. Важно проанализировать структуру компании и найти слабые места. При необходимости провести доработку и донастройку программных решений, адаптировать сервисы. Использовать программное обеспечение «как есть» — не всегда лучшее решение.

В процессе автоматизации не обходится без ошибок. Наиболее распространенные из них:

• Попытка автоматизировать хаос. Нельзя внедрять систему без предварительной оптимизации процессов. Программное обеспечение, в первую очередь, заменяет ручную обработку процессов. Поэтому важно привести дела в порядок, минимизировать ошибки и уже в условиях спокойной, отлаженной работы проводить комплексную автоматизацию. Иначе получается тиражирование ошибок.
• Выбор инструмента по цене, а не по задаче. В этом случае высока вероятность получить массу ненужных опций за большие деньги. Самый дорогой инструмент — не всегда будет подходящим. Цена обычно говорит о разнообразии возможностей. Что, если 99% из них вам попросту не нужны. Старайтесь подбирать программное обеспечение, способное эффективно решать конкретные проблемы. Тот факт, что он располагает широким набором опций на перспективу, должно оставаться лишь приятным бонусом.
• Игнорирование интеграции. Приобретение нескольких несочетаемых друг с другом систем – риск потерять все преимущества от их работы. С высокой долей вероятности придётся потратить массу ресурсов на доработку и ручную интеграцию. Однако даже это не гарантирует, что удастся «подружить их». Поэтому целесообразнее выбирать программное обеспечение, которое легко интегрируется друг с другом. Взаимодополняемые программы дадут синергетический эффект.
• Отсутствие обучения для команды. Внедрение новых программных решений почти всегда встречает сопротивление со стороны сотрудников. Важно провести обучение, в рамках которого донести до персонала выгоды использования нового ПО. Важно, чтобы сотрудники понимали – автоматизация сделает их работу проще и комфортнее. В соответствии с нововведениями необходимо скорректировать и KPI — это повысит мотивацию персонала к прохождению обучения.
• Ожидание моментальных результатов. Автоматизация в среднем даёт видимый эффект через 3–6 месяцев после внедрения. На первых этапах работа даже может стать сложнее и медленнее. Это объясняется адаптацией персонала и бизнеса под новые алгоритмы. В этой ситуации важно понимать, что работа ведётся на перспективу.
• Попытка объять необъятное. Нельзя автоматизировать слишком много всего сразу. Это трудоемкий процесс, который даже при успешной реализации приведёт к долгому обучению персонала и низкой эффективности на старте. Лучше начать с автоматизации одного процесса, после чего шаг за шагом внедрять остальные программные и сервисные решения.

Автоматизация транспортной логистики представляет собой постепенный переход от ручных процессов к автоматическим. Она формирует хорошо управляемый и масштабируемый бизнес. Подбирая инструменты автоматизации важно помнить, что это не всегда должны быть сложные во внедрении системы.

Для решения многих задач по автоматизации может подойти максимально простая в использовании платформа Roolz. Ее можно использовать в качестве одного из инструментов автоматизации. Как минимум потому, что она не требует сложного внедрения и дает видимые результаты сразу после внедрения. Кроме того, она может быть интегрирована в процессы с помощью API.

Частые вопросы по автоматизации для грузоперевозок (❓FAQ)

Реклама: ООО «Такт», ERID 2Vtzqx245sL