Оптимизация транспортных расходов в логистике: системный подход

Одной из наиболее ощутимых составляющих себестоимости товара являются затраты на логистику. Они могут доходить до 40% конечной цены и болезненно бить по бюджету компании. В конечном итоге проигрывается ценовая конкуренция, падает товарооборот и прибыль. Однако решить проблему можно путём оптимизации транспортных расходов. Этот системный подход, обеспечивающий высокую эффективность в процессе минимизации издержек, подойдёт как грузоотправителям, так и транспортным компаниям.

Читайте также:
Автоматизация транспортной логистики: как устроена и с чего начать

Из чего складываются транспортные расходы в логистике

Основную часть логистических затрат составляют транспортные расходы. Они включают в себя не только топливо и зарплату водителя, но также услуги экспедитора, ремонт и обслуживание техники. Существуют еще скрытые издержки, на которые операторы грузоперевозок не всегда обращают внимание. Однако они могут составлять до 20-30% затрат. Поэтому необходимо чётко структурировать транспортные расходы и разобраться, куда именно уходит бюджет.

Постоянные и переменные транспортные расходы

Транспортно-логистические издержки делятся на две основные категории: постоянные и переменные. Первые необходимо оплачивать вне зависимости от объёмов грузоперевозок и выбранных маршрутов. Как правило к ним относятся:

• оклады штатных сотрудников (водители, диспетчеры, логисты);
• лизинговые и страховые платежи;
• транспортный налог;
• аренда стоянки, содержание ремонтных боксов;
• техническое обслуживание автопарка.

Переменные транспортные расходы напрямую связаны с объемами грузоперевозок. Поэтому чем больше заказов, тем выше они будут. Это касается:

• затрат на топливо;
• сдельная часть зарплаты сотрудников;
• оплаты ремонта транспортных средств и приобретение запчастей;
• дорожных сборов за проезд по платным магистралям;
• вознаграждение наемным перевозчикам.

Экология грузоперевозок: грузовики на новых источниках энергии

Косвенные издержки

Существуют ещё косвенные издержки, которые часто упускаются. К таким неявным статьям транспортных расходов, которые часто могут существенно влиять на затраты, относятся:

• порожний пробег — возврат транспорта без груза;
• транспортные простои, связанные с погрузо-разгрузочными работами и прохождением досмотров;
• штрафные санкции за порчу товара, срыв сроков поставок;
• оплата услуг посредников за поиск рейсов и/или товаров;
• поиск наемных перевозчиков в ручном режиме и согласование условий сотрудничества.

Скрытые издержки подлежат оптимизации наравне с постоянными и переменными расходами. Иногда именно они требуют оптимизации в первую очередь. Например, в России, по различным оценкам, примерно 30-40% обратных рейсов являются порожними.

Как провести аудит транспортных расходов

Для выявления и классификации транспортных расходов компании необходимо провезти аудит. После анализа полученной информации будет ясно, какие затраты являются самыми проблемными. Именно они требуют оптимизации в первую очередь.

Аудит затрат на логистику можно выполнить с помощью специализированных специалистов или самостоятельно:

1. Берутся все данные о грузоперевозках, выполненных компанией, за период от 3 месяцев. Для статистики понадобятся затраты с разбивкой по каждой статье расходов: транспорт, персонал, стоянка и т.д., а также количество рейсов, пробег, маршруты и объёмы грузоперевозок.
2. На основе имеющихся данных рассчитывается стоимость 1 км пробега и стоимость одного рейса. Эти базовые расчеты используются для проведения сравнительного анализ затрат.
3. Определяется доля порожних пробегов в общем объеме грузоперевозок. Для этого километраж без груза делится на общий пробег.
4. Анализируются ставки грузоперевозчиков и сравниваются с рыночными предложениями. Информацию можно искать на биржах грузоперевозок, например, на Roolz. Подобные платформы – хороший ориентир для определения средней рыночной стоимости услуг.

Имея на руках такой анализ, можно без труда определить статьи расходов, которые нуждаются в оптимизации.

Методы оптимизации транспортных расходов

Оптимизация затрат в транспортной логистике — это четкая стратегия с комплексным подходом. Она включает три основных метода:

• операционный — позволяет получить быстрый эффект;
• структурный — рассчитан на среднесрочное и долгосрочное внедрение;
• технологический — предусматривает внедрение современных цифровых технологий.

Каждый метод включает перечень конкретных действий, которые необходимо выполнить для оптимизации транспортных расходов в логистике. Используемые методы не являются взаимоисключающими – наоборот, для достижения результата их рекомендуется комбинировать.

Читайте также:
Оптимизация транспортных расходов в логистике

Оптимизация маршрутов и загрузки транспорта

Маршрутизация является одним из ключевых моментов, обеспечивающих оптимизацию затрат в логистике. Для этого используется автоматический расчет маршрута с учетом временных окон, трафика и транспортных ограничений. Применение программного обеспечения позволит сократить пробег транспорта на 10-25%, сэкономить время доставки и снизить затраты на топливо.

Грамотное управление загрузкой каждого рейса, при котором исключается отправка полупустых и порожних машин, даёт быстрый эффект. Можно консолидировать грузы, выбирать менее затратные маршруты и корректировать их с учетом трафика. Также есть смысл использовать программное обеспечение, чтобы включать в расчеты дополнительные переменные – погодные условия, наличие необходимой инфраструктуру, уровень аварийности на том или ином участке автодороги.

Выбор модели работы: собственный парк vs аутсорсинг

Грузоперевозки товаров могут осуществляться с помощью собственного автопарка или путём привлечения сторонних перевозчиков. При использовании собственных транспортных средств решается вопрос планирования маршрутов и оптимизации транспортных расходов. Однако в некоторых случаях стоит использовать аутсорсинг, передав функцию доставки грузов третьей стороне.

Собственный парк выгоден в тех случаях, когда:

• у компании есть постоянный объем перевозок;
• предъявляются особые требования к транспортным средствам, например, часто используются рефрижераторы или спецтехника;
• рейсы выполняются с высокой интенсивностью.

Использовать технику на аутсорсинге есть смысл, если:

• на услуги по грузоперевозкам нестабильный спрос либо они носят сезонный характер;
• на направлениях с низкой частотой рейсов;
• нет ресурсов на управление парком, техническое обслуживание и содержание штата водителей.

Читайте также:
10 лучших агрегаторов грузоперевозок для перевозчиков и грузовладельцев

Некоторые компании используют гибридную модель, отправляя на регулярные и проверенные маршруты с высокой загрузкой собственные транспортные средства, а для разовых заказов используют привлеченный транспорт.

Консолидация грузов и попутные перевозки

Оптимизация затрат в транспортной логистике часто достигается за счет использования консолидации и попутных перевозок. Таким образом снижается себестоимость услуг, особенно при доставке небольших партий. В первом случае груз от нескольких заказчиков собирается и отправляется из одной точки одним рейсом. Каждый отправитель оплачивает только часть фрахта, снижая расходы в среднем на 20-40%. Такой инструмент подходит компаниям с небольшими объемами грузов и позволяет экономить на доставке. Перевозчик в этом случае максимально использует транспортное пространство, загружая машину полностью. Соответственно, уменьшается количество рейсов, а себестоимость грузоперевозки снижается.

Попутные перевозки – возможность догрузить автомобиль в другом месте: транзитном городе, с другого адреса. Кроме того – это отличный вариант решить проблему порожнего пробега при возвращении. Для поиска грузов в попутном и обратном направлении отлично подойдут цифровые биржи, в частности онлайн-платформа для организации перевозок Roolz.

Снижение топливных расходов

Затраты на топливо в грузоперевозках являются основной статьёй расходов. Они составляют до трети всех затрат на перевозку грузов и в большинстве случаев их можно оптимизировать. Использование топливных карт с корпоративной скидкой позволят снизить затраты на 3-8%. Не стоит пренебрегать плановым технически обслуживанием техники. Своевременное проведение технического обслуживание и замена фильтров позволяют избежать перерасхода горючего.

Читайте также:
Анализ расходования ГСМ – основа эффективной работы

Важным элементом системного подхода является внедрение телематических систем. Они дают возможность выбора оптимального маршрута для снижения расхода топлива и позволят оценить стиль вождения сотрудников. Обучение водителей экономичному вождению позволяют снизить расход топлива до 16%. Всё это в комплексе повышает эффективность грузоперевозок и, как следствие, повышают доход компании.

Оптимизация документооборота

Бумажный документооборот постепенно уходит в прошлое. Уже с сентября 2026 года в России вводятся обязательные электронные документы для транспортных компаний. К тому же многие операции, связанные с организацией грузоперевозок, полностью автоматизированы.

Читайте также:
Обзор ТОП-7 цифровых логистических платформ

Решения для электронного документооборота в транспортной логистике предлагает несколько десятков российских разработчиков. Сервисы отличаются по функционалу, позволяя выбрать наиболее подходящий вариант. Для пользователей 1С подойдет интегрированное решение 1С-ЭПД. Также часто используют облачный сервис Контур.Логистика/Диадок. Некоторые компании создают простые и удобные мобильные приложения (СИБС, DropCat) для водителей, которые дают возможность работать с документами с мобильного телефона.

Инструменты для оптимизации транспортных затрат

Оптимизацию транспортных расходов можно проводить с использованием различных инструментов. В частности, это могут быть системы управления (TMS) или платформы для поиска перевозчиков. При их использовании могут потребовать дополнительные затраты, например, на приобретение и установку программного обеспечения.

Однако существуют и бесплатные варианты. Использование в работе цифровых платформ для поиска перевозчиков потребуют минимум финансовых вложений. За базовый функционал некоторых из них не нужно платить, при этом он позволяет, к примеру, решить проблему порожнего пробега или найти подходящее транспортное средство для доставки груза.

TMS и системы управления транспортом

Системы управления транспортом являются универсальным помощником для средних и крупных компаний. Обычно это транспортные предприятия с 20+ автомобилями, которые используются на регулярной основе. Transport Management System (TMS) — это программное обеспечение, позволяющее автоматизировать маршрутизацию, контролировать загрузку транспортных средств, расходы при выполнении каждого рейса, отслеживать перемещение машин в режиме реального времени. Современные TMS легко интегрируются с другим программным обеспечением. Они могут использоваться в связке с WMS, CRM, SAP, Oracle, бухгалтерскими программами, в частности 1С.

В 2026 году российские разработчики предлагают множество программных решений в области TMS, в том числе облачные платформы. Среди наиболее популярных и востребованных систем управления транспортом — Cargorun, Loginet, «Мегалогист», «Атракс».

Цифровые платформы и биржи грузоперевозок

Наиболее простым и бюджетным вариантом оптимизации расходов на грузоперевозки является использование цифровых платформ и бирж грузоперевозок. На таких площадках удобно искать перевозчиков и грузы. У таких инструментов масса преимуществ, в частности прямой доступ к рынку грузовых перевозок без посредников. Цифровые платформы и биржи грузоперевозчиков позволяют предлагать услуги, в том числе через аукционы, искать попутные грузы, минимизировать риски работы с ненадежными и недобросовестными партнерами.

Читайте также:
10 популярных сайтов поиска грузов для перевозки в 2026 году

Кроме этого, подобные платформы и биржи отличает прозрачное ценообразование. Найти услуги по справедливой стоимости позволяют аукционы, где участники торгов могут сравнивать различные предложения и выбирать подходящие варианты.

 

Одной из наиболее динамичных, удобных и простых в использовании цифровых платформ является Roolz. Это биржа для организации грузоперевозок, объединяющая владельцев грузов, перевозчиков и экспедиторов. Здесь можно подобрать транспорт по заданным направлениям, включая Россию и СНГ, Китай, страны Центральной Азии и Европы, а также найти подходящие грузы. Она предлагает подписки с различными наборами опций. Бесплатный вариант подойдет для того, чтобы протестировать платформу, но не предоставляет всех возможностей для быстрого поиска грузов и транспорта.

GPS-мониторинг и телематика

Телематические системы дают возможность отслеживать перемещение машин и расход топлива. Кроме того, они контролируют режим труда и отдыха водителей, отмечают простои, дают возможность более точно и грамотно организовывать рейсы. Также телематика позволяет планировать своевременное техническое обслуживание транспортных средств.

На российском рынке представлены десятки систем телематики и GPS-мониторинга от отечественных разработчиков. Среди них «ГЛОНАСС», Montrans Online, Ufin. Есть и ОЕМ решения от автопроизводителей.

KPI для контроля транспортных расходов

Оптимизация финансовых потоков в логистике основывается на KPI — системе ключевых показателей эффективности. Их нужно не только рассчитать с учетом нормативных значений, но и регулярно контролировать. Среди наиболее важных KPI:

• стоимость перевозки на 1 км (cost per km);
• доля порожних пробегов в общем объеме грузоперевозок;
• коэффициент загрузки транспорта;
• стоимость перевозки на единицу груза (cost per delivery);
• своевременность доставки (on-time delivery);
• индекс совершенного заказа (perfect order index);
• расход топлива на 100 км.

Стоимость перевозки на 1 км – это базовый показатель. Он определяет эффективность использования транспортных средств. Рассчитывается путем суммирования всех транспортных расходов, которые затем делятся на общий пробег. При расчетах делается поправка на тип транспорта и сложность маршрута.

Близким к нему является показатель стоимости перевозки на единицу или 1 кг груза. Этот показатель даёт возможность оценить эффективность маршрутов и целесообразность использования различных видов транспорта на них.

Чтобы посчитать долю порожних пробегов, нужно километраж, пройденный без груза поделить на общий пробег и умножить на 100%. Если данные показатель выше 20%, необходимо проводить оптимизацию грузоперевозок. Если меньше – логистика организована хорошо.

Читайте также:
B2B логистика с нуля: пошаговое руководство по построению системы

Коэффициент загрузки транспорта – это отношение фактической массы перевозимого груза к максимальной грузоподъёмности транспортного средства. Для выражения в процентах получившееся частное умножают на 100%. Целевой показатель должен быть выше 80%.

За несоблюдение сроков доставки часто предусматриваются штрафные санкции. Они также влияют на прибыльность перевозок и включаются в статью транспортных расходов. Своевременность доставки определяется по 100-балльной шкале. Вычислить показатель можно разделив количество просроченных доставок на общее число осуществлённых грузоперевозок и умножить на 100.

Общий индекс совершённого заказа является средним показателем, основанным на нескольких индексах. Оценивается своевременность доставки, комплектность груза, его сохранность, отсутствие ошибок при заполнении документов. Все показатели суммируются и делятся на их общее количество. Например, своевременность доставки груза — 100 баллов, комплектность — 90 баллов, состояние — 97 баллов, отсутствие ошибок в документации — 75 баллов. В итоге индекс совершенного заказа составит 90,5 из 100 баллов. Целевой показатель обычно устанавливается в размере от 95 баллов.

Пошаговый план оптимизации транспортных затрат

Оптимизация затрат в логистике требует комплексного и системного подхода. Спонтанное решение тех или иных задач даст минимальный эффект. Действовать нужно поэтапно, опираясь на аналитику и придерживаясь заранее выработанной стратегии и плана. В процессе оптимизации транспортных расходов задачи необходимо корректировать в зависимости от достигнутых результатов.

Первым делом необходимо собрать данные в сегменте грузовых перевозок минимум за 3 месяца. Рассчитать базовые метрики — стоимость 1 км и общие затраты на один рейс, долю порожних пробегов, процент загрузки транспорта. На этом этапе также важно сравнить фактические расходы с рыночными ставками, чтобы выявить слабые и сильные, с точки зрения финансов, стороны в логистическом процессе.

Затем определяют три самых проблемных статьи расходов. Лучше выбирать показатели с максимальным потенциалом в плане экономии. Например, свести к минимуму порожний пробег. После этого выбирают инструменты оптимизации транспортных расходов. Рекомендуется использовать несколько вариантов – программное обеспечение для автоматизации логистических процессов и цифровые платформы для поиска перевозчиков и грузов, что повысит эффективность оптимизации.

Выделяются целевые KPI, которые планируют использовать для отслеживания эффективности работы. Обязательно устанавливается график их измерений: еженедельно, раз в две недели или раз в месяц. Регулярно проводится анализ полученных результаты. Это позволит оперативно увидеть изменения и оценить эффективность предпринятых мер.

Запуская пилотный проект по оптимизации транспортных расходов важно определить сроки его реализации. По прошествии одного-двух месяцев сравнивают показатели до и после. Наиболее удачные и перспективные стратегические решения масштабируют. Там, где показатели изменились незначительно, анализируют причины и пробуют другие инструменты.

Например, использование платформы Roolz позволит сэкономить на услугах посредников и оптимизировать показатель порожних перевозок. Вместе с внедрением экономичного вождения и своевременным проведением ТО это позволит повысить эффективность грузоперевозок до 25%.

Частые вопросы по оптимизации транспортных расходов (❓FAQ)

Наиболее частые вопросы (FAQ), связанные с оптимизацией затрат на логистику возникают как у грузоотправителей, так и у представителей транспортных компаний. Вот наиболее распространённые из них: